摘要：针对目前普通高校图书馆与院系资料室的现状，指出了存在的服务对象、管理、文献利用率等问题，提出了馆室资源建设一体化、馆藏数据标准化、规范化及全校馆室资源共建共享等建议。
关键词：高校图书馆；院系资料室；共建共享
中图分类号：G258.9文献标识码：A
长期以来，高校图书馆和各院系资料室分散管理，高校图书馆缺乏对院系资料室的业务指导和协调，院系资料室图书资料投入不足，相互之间存在着条块分割、管理分散的状况，互相之间基本上很少往来，使现有的文献资源不能充分发挥作用。加强院系资料室建设，对本院系乃至全校的专业学科建设，对教学科研水平的提高和对学生素质的全部实施具有十分重要的意义。
1.高校图书馆与院系资料室现状及存在的问题
1.1服务对象及功能不同
高等院校院系资料室是全校图书情报系统的组成部分，直接服务于本院系教师、研究生和部分本科生，它的职责是负责专业书刊的采编、收藏和提供阅览、借阅服务，同时进行专业资料的搜集、整理和研究，开展情报信息服务。高校图书馆则是高等院校文献信息的中心，面向全校师生开放。长期以来，高校图书馆与院系资料室一直各有行政归属，各自独立发展，在图书收藏、信息搜集、服务对象、服务内容等方面各有侧重，各有优势，在高校的教学和科研活动中都发挥了相当重要的作用。
1.2双重管理模式制约着协调发展
各高校既有独立的校图书馆,又有规模不同的各院系资料室。院系资料室人员行政上归属各院系管理，业务隶属于校图书馆指导。院系对资料室只在行政上进行一般的管理,对业务一般不予问津；行政、组织人事由院系领导，工作人员的业务学习与提高，职称的评定都由校图书馆统一管理，致使校图书馆对院系资料室业务工作不具有约束力，对院系资料室的业务管理实际形同虚设。在文献组织管理中，校图书馆与院系资料室之间没有统一的管理制度，在进行文献资源建设时，往往缺乏整体的规划，文献采购缺乏沟通和协调，易造成大量的文献重复建设。而院系资料室由于设备和人员或其他各种原因，大部分仍停留在手工作业阶段。另外，院系资料室一般只对本院系教师和研究生、本科高年级学生开放，且开放时间短，使得外院系师生无法享受其文献信息服务，大大降低了文献信息的利用率。
1.3文献资源利用率差异较大，管理人员素质有较大差异
近几年校图书馆已向自动化、网络化综合管理服务的方向发展，可是很多院系资料室仍是保持传统的手工服务。各院系资料室所藏文献只是具有专业上的深度和广度，且结构单一，文献资源基础薄弱。由于受观念、人员、资料室设备等因素的制约，各资料室的服务对象一般仅限于本院系的教师和学生，而且开放的时间普遍比较短，这样就限制了更多读者对资料室文献的广泛利用，同时也会导致各院系对共同需要的文献进行重复建设。另外，相比较而言，院系资料室管理人员的文献获取能力和信息素养不高，进行文献信息服务的能力和意识较弱。
2.院系资料室建设建议
图书馆应从学校文献信息资源整体化建设出发，组织协调全校的文献信息工作，把院系资料室的规划和发展作为其重要的组成部分，实现学校文献信息资源的优化配置。
2.1高校图书馆和院系资料室资源建设一体化
2.1.1协作采访
采取“室采馆编”的分工合作方式，即由资料室自行采购图书，然后，以有偿服务的方式委托校图书馆采编部分编制作，有关数据进入校图书馆书目文献数据库，并将新书目录数据提供给校图书馆网络系统，使得全校师生都可以随时、便捷地通过网上图书馆书目检索系统查询到院系资料室的新书信息。
馆室合作后，比较理想的的采编方式应当是：本着职能互补、藏书互补的原则，互通信息，通过协调，明确各自不同的收藏重点和范围，建构一个优势互补的完善的收藏体系，从而满足不同读者的需要。在此，资料室可发挥自己与本学科、本专业师生联系密切的优势，了解他们的信息需求，按照师生的需求搜集与学科专业对口的文献资源，搜集的文献力求精、深、广、新，具有学术性和权威性，能代表专业最高水平，反映新的学术动态，新的研究成果，并且可通过多种渠道采购文献资料。校图书馆因承担这些文献资料的分编工作，也能及时、全面地了解院系资料室的藏书范围及师生需求。各院系资料室的服务对象多为教师和具有较高学术水平的科研人员，在藏书结构上应向专业研究级发展；图书馆在该学科专业的藏书结构则宜定位于“大学生及相当于该水平”等级。在期刊采购上，院系资料室只订购本专业刊物，图书馆负责其他刊物的采购，这样既能避免重复采购，又可以增加期刊订购品种。
2.1.2联合建库
只有建成一个全校统一的书目文献数据库，才谈得上校内文献资源共享。在分编技术上，图书馆比院系资料室更有优势，所以应主动对各院系给予指导和帮助。多数高校图书馆自身已完成书目文献数据库的回溯工作，但资料室完成此项任务的还不多，各院系资料室在做好日常采、编、流、阅业务的同时，应加快书目数据回溯工作的进度。具体实施中，院系资料室图书采购经费应和校图书馆采购经费管理办法一并考虑，鉴于院系资料室文献的特殊性，书到后由图书馆验收后进行统一加工编目，再典藏到各院系资料室，其采购经费须经校图书馆相应科室认可、馆长签字后方可到校财务处报账。
2.1.3业务管理制度化
院系资料室要参照图书馆的有关制度，制定本院系资料室的一套行之有效的科学管理制度，其中包括岗位责任制、工作细则、借阅制度等，使院系资料室的文献信息工作做到有法可依，有章可循，形成职责明确，管理有序的制度。
2.2强化高校图书馆和院系资料室数据的标准化和规范化
目前，高校图书馆一般均采用大型计算机集成管理系统，其文献编目已经形成统一的、成熟的标准；而独立的院系资料室大都还沿用自己旧的图书编目格式和管理系统，有的甚至只是简单排序、手工操作，缺乏统一的标准和规范，无法与校图书馆先进的数据系统兼容。所以，双方合作的第一步就是要从资料室藏书标准化、规范化入手，将资料室现有的藏书重新分编、建库，实行与图书馆统一的分类编目标准、格式，遵照文献著录标准化原则，使用统一的分类法、主题法、文献著录格式、著录级次、著录标识符等，使资料室文献资料的分类编目标准化、规范化与校图书馆的管理系统和编目标准接轨，并将资料室的藏书目录数据纳入校图书馆的管理系统。这样，为实现网络化、资源互补共享奠定了基础。
2.3创新共享机制。
目前，绝大多数高校院系资料室因技术、设备、人员等条件的制约，建设和维护自己独立的网站或网页的时机还不成熟。这种情况下，可借助校图书馆的技术实现本专业数据库的网络化服务，即资料室根据自身需要建设独具特色的数据库，把自己专业有关的数字信息提供校给图书馆，借助其网络平台为读者服务。资料室就可以把主要力量投入到的数字资源库建设上：（1）电子文献购置。2）纸质文献数字化。（3）教学课件的制作与收藏。（4）建立院系教师成果全文数据库。（5）建立院系学生成果数据库，特别是学生的发明创造、优秀毕业设计（论文）、奖励等情况。
一个图书馆的馆藏无论有多丰富，也无法满足读者的所有需求。只有建立图书馆网络，开展馆际互借实现高校文献资源共享，才能满足广大读者的需求。
依托图书馆人才、业务和现代化技术的相对优势，站在校内文献资源共享的高度上，从全校的利益入手，加大院系资料室工作改革力度，加强校图书馆与院系资料室之间业务合作和协调，逐步建成一个统一的、高效的校内文献信息资源保障体系。
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