1998年，浙大启用LotusOA系统，以邮件流转实现电子化办公，电子版公文开始代替纸质版公文。到2007年，为满足学校个性化的管理需求，学校采用自主设计、外包开发模式，采用当时先进的“校院二级+公文交换平台”模式分批推进OA系统建设，实现公文流转、服务事项审批等工作。随着时间的推移，该OA系统在稳定性、可靠性、功能扩展、用户体验、运行维护等方面都面临巨大维护压力，每月平均有近100件人工干预维护工作，已不能满足学校校务管理的要求。2016年，为实现更便捷的全员协同办公及移动办公，浙大在学校领导的大力支持下，摒弃旧版OA系统，采取全新的模式，建设集电子公文流转、服务流程审批、校务信息公开、移动化办公为一体的新一代协同办公系统。
系统总体设计
设计理念
在设计之初，浙大就明确了系统“顶层设计、灵活扩展、资源共享、高效协同”的设计理念。
1.学校OA系统由全校各职能部门共同使用，由党委办公室、校长办公室牵头，通过多次调研和座谈会研讨，开展总体规划，确定了自上而下的设计模式，把握“先共性、后个性”的原则，优先考虑各部门共同业务需求，待系统运行稳定后，再考虑各部门特色业务的个性需求。
2.由于旧版本OA系统可扩展性受到了严重限制，每当有新的业务上系统，或是已有业务运转模式发生变更，都需要大量代码开发，系统升级迭代困难，因此新版本OA更强调了系统的可扩展性。如何通过零代码开发实现快捷的功能定制成为此次系统建设的重点方向。新版本OA强调“工作流”的概念，以“流程引擎”作为背后驱动。工作流（workflow）的概念起源于生成组织和办公自动化领域，工作流管理联盟（WFMC）给工作流下的定义是：工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者直接进行传递与执行。当需要上线新流程或者变更已有流程，通过流程引擎能快速进行流程配置，零编程实现功能扩展和需求变更，并根据个性化需求，灵活支持二次开发，保障系统顺利演进。
3.为保证数据交换畅通、解决信息孤岛问题，新版OA也充分考虑了系统的集成性。系统集成（SI，SystemIntegration），就是通过结构化的综合布线系统和计算机网络技术，将各个分离的设备(如个人电脑)、功能和信息等集成到相互关联的、统一和协调的系统之中，使资源达到充分共享，实现集中、高效、便利的管理。新OA系统的建设需满足国家数字校园信息标准，接口规范统一，将来可与ERP系统进行数据集成、信息集成，与HR系统进行用户集成，与短信平台、邮箱系统进行消息集成，甚至进行数据拆分与重组等。
4.旧版本OA系统实际分为了校级OA系统和院级OA系统，并没有在真正意义上实现协同。工作流从校级流转到院级的时候，校级主流程会触发多个院级子流程，不仅数据冗余，可维护性也不好，经常出现交换失败、丢件等问题。而新版本OA系统，所有校级和院级用户均使用同一套系统，所有流程在一个平台流转，所有数据在一个数据库存储，真正做到校院两级高效协同。
系统框架
在设计新一代OA系统总体框架时，浙大通过去兄弟高校、政府部门、大中型企业调研，充分吸收了对方OA系统建设积累的经验，结合浙大实际管理特点和现实需求，从系统的体系架构、业务流程的开发及扩展、多业务功能“一站式”集成等方面考虑，以“1套系统平台、5大核心支撑引擎、6个核心功能模块”为核心设想，将新OA总体框架落地，如图1，旨在实现电子公文网上全流转，服务事项审批“一站式”网上办理以及全面移动化办公。
1套系统平台指OA系统搭建在一个平台上，组织维护、功能开发、用户行为及数据存储均在该平台上实现。5大核心支撑引擎是信息门户引擎、工作流引擎、内容引擎、组织权限引擎及移动办公引擎。6个核心功能模块指公文管理模块、督办管理模块、信息管理模块、综合管理模块、日程管理模块及统计报表模块。
从系统总体框架图可以看出，系统采用多层架构，使前端和后端松耦合，前端负责展示与使用，后端进行开发及维护。当业务需求变更，只需在后端操作，未推出新版本时不影响前端的使用。前端采用统一门户中心，但又可以根据不同的身份类型，个性化定制不同的门户，满足个性化需求。中间层是各功能模块平台，是系统应用控件中心，每个控件负责一项功能，如门户管理、文档管理、日程管理等。同时，该系统具有很强的开放性和灵活性，实现了和其他系统的数据对接，如短信平台、信访网站的集成。后端为引擎平台，采用统一的数据开发标准，能根据需求快速实现功能扩展和变更，并且支持二次开发，为系统演进提供有力支持。总体来说，该系统框架能实现后台统一管理、前台满足个性化需求，系统标准化程度高，可扩展性、适应性和灵活性高，在未来很长一段时间内，都能满足浙江大学发展的需要。
系统主要建设内容
个性化的门户桌面
新版OA系统强化了服务整合，以“公文办理+流程审批”为核心构建门户桌面。门户桌面是每个OA用户登录系统后首先展示的页面，是信息分类聚合的窗口，用户可以一目了然地看到自己的待办事宜、待阅文件、通知公告、日程安排等内容。同时，根据不同人的身份角色类型，定制了校领导办公桌面、两办办公桌面、院级办公桌面、管理员办公桌面及统一办公桌面等。定制化的桌面使系统能智能地根据不同的用户推送与其相关的内容，用户只需关注自己桌面上的内容就能基本完成工作。
校院两级协同的架构
新版OA真正将校级用户和院级用户整合到一个平台上，覆盖了学校所有机构，全体行政人员。在系统中，学校分为了三种机构：校级机构、院级机构和临时议事机构。根据不同的安全级别设置，每种用户所有的权限不同，对应不同的操作功能。比如，系统管理员可以修改所有人的信息，查看所有的流程；级别低的用户无法在系统用户列表中看到比自己级别高的用户，无法直接与其进行信息互通，无法查看其个人信息包括手机、邮箱、办公电话等；不同类别信息有不同的接收用户范围。每个院级机构及临时议事机构都设置一名部门管理员。部门管理员是部门与外界信息沟通的纽带。文件要流转给部门，只需发给部门管理员，由管理员转发给部门内部人员；部门内部在系统上的沟通意见（即内部意见）不对外呈现，形成的最终意见（即部门意见）通过管理员报出。新OA系统构建了校院两级行政人员全员参与、校院两级既协同、又相互独立的应用授权体系，适应了分级管理的需要，符合各级办公的要求，真正实现一套系统多个应用部门、多个用户信息隔离、操作独立。
基于流程引擎搭建的业务流程
新版OA系统以流程引擎为驱动，提供图形化的、基于节点的流转模式，针对某一具体要求，通过强大的流程引擎，能灵活、快速、规范地构建出一套合适的工作流程，无需额外代码开发，满足用户随需应变的要求，使OA系统真正“活”起来，促进管理科学化。新版OA的流程不再只局限于公文流转，更致力于将工作中包含大量工作表单审批的事务规范化、流程化、制度化后，从线下搬到OA系统上，快速实现办公事务网上办理及审批，扩展OA系统的内涵与外延。除了传统的学校收文发文、督办管理、信访管理等，还新增了校领导邀请、会议通知、两会议题征集、部门公章申请、视频会议申请等部门个性化业务流程。总体归纳起来，流程主要有三种模式：校级对院级信息传达及督办、院级对校级的信息上报、院级部门间的信息流转。
不论是哪一类流转模式，院级部门的管理员都是承上启下的角色，这也是系统设计之初的一个理念，即任何经过该部门的事务，都需要通过部门管理员，不能直接越过管理员进行信息传递。因为部门需要有这样一个角色，能监控部门在OA系统上所有事务，追踪事务的办理进度，方便随时对部门工作进行统计，生成报表，进行工作总结与下一步工作方案制定。部门管理员的存在，使部门之间的沟通变成点对点的模式。一个部门不需要关注另一个部门内部达成最终意见的过程，只需要知道对方部门最终意见是什么即可，这样的模式降低了沟通的人力、时间成本，使部门协作更加顺畅。
支持移动化办公
移动客户端作为新版OA系统的重要入口，可以支持手机、平板等移动智能终端。考虑到移动端屏幕较小的原因，移动端的主要功能是审批及查阅，不支持在线修改文档等需要特定控件支持的复杂功能。待办流程、待阅消息可以实时推送到移动端，主动消息提醒机制使用户得到解放，用户不再需要时不时登录系统查阅是否有待办事宜。移动端还有通讯录功能，可以让用户随时与任意一名同事取得联系，甚至可以拉一个群组，像QQ、微信那般方便沟通协作。
与其他系统的集成
目前OA系统已与信访平台、档案馆系统、校务服务网审批模块、短信平台及邮件平台进行了集成。其中OA系统与信访平台、档案馆的集成是数据集成。与信访平台的集成采用数据推送及回写的方式。当信访平台收到一封信访件，信访数据会自动推送到OA系统，在系统里生成一条信访管理流程。信访秘书不需要登录信访系统，处理信访件的过程全部在OA系统上。当信访秘书在OA系统上提交信访答复并办结信访件时，答复数据又会再推送回信访平台，同时会短信通知信访人信访件办结的消息。与档案馆的对接采用如下方式、当OA系统上的公文管理类流程办结归档后，在相应目录下会生成一个特定格式的XML文件。年底档案馆归档的时候，由工作人员将这些XML文件导入到档案系统即可，不需再人工输入。与校务服务网审批模块、短信平台及邮件平台的集成采用集成登录方式，通过在OA系统设置登录的标识、内外网网址、账号及密码等信息，就可以实现一键快捷登录。
系统运行情况
自2016年7月试运行至今，新OA系统一共上线了31条业务流程，共12300多条流程实例，完成归档的流程8700多条。其中公文管理类流程7200多条，占比六成。值得注意的是，非公文管理类流程，如校领导邀请、公务接待、账号管理等分别有464条、93条和435条，说明这些在传统OA上被忽视的业务也非常适应新OA的生态体系。当办公室业务在OA系统上运行后，首先，以往“书面报告满天飞、文件下发跑断腿”的局面不复存在，时间、空间的限制被打破，“办文、办会、办事”的效率提高。其次，业务流程更加规范化，业务工作对应到系统上都有据可循，不仅能提升工作质量，还能互相监督，减少争议。移动端的引入更是带来了变革。截止到2018年3月10日，共计235958人次登录，其中移动端登录52697人次，占比22.33%。当用户有新的待办事项到来，移动端都会推送一条消息提醒给用户，用户即使不在电脑边，也能快速处理。当有紧急事务需要处理时，主动消息提醒功能尤为重要。
目前系统用户共1775人，覆盖了全校各机构的中层及以上干部、部门办公室主任和部分科员。系统每项业务都根据办理要求无缝、顺畅地流转到相应部门进行办理；通过流程图、流程状态可以轻松掌握其他部门的办理情况（即未查看、已查看、已提交等），使得流程行为可追溯；一键群发短信催办减少了催办的沟通成本；基于安全级别的权限控制体系严格控制了每位用户对流程的参与度，使各个部门间既互相独立，又互相协同。
从工作效率上看，自新OA系统运行以来，最快的一则学校发文流程（浙江大学关于调整国务院学位委员会浙江大学委员人选的请示），从部门拟稿到最后的文件发布，全流程在线上走完只耗时2小时53分钟。如此的速度在从前用人工跑腿送文件的时代是不敢想象的。表1是学校发文流程各节点平均耗时与总耗时统计数据，逗留时间较长的节点是部门会签，发文初核、学校领导会签节点。平均每个节点耗时8小时47分钟，全流程走完耗时5天11小时44分钟。
OA系统是信息化时代高校信息化建设的重要内容之一，对于提升高校行政管理能力、推进自身管理改革具有重要的意义。因此，OA系统的建设必须持续推进。相比旧版OA系统，新版OA存在以下优势。第一，校院两级真正协同，业务功能不再仅仅局限于发文、督办和信息管理，而是不断向二级单位延伸，通过流程图、流程状态可以轻松跟踪办理情况，办理行为可追溯。第二，系统可扩展性增强，只要能将办公室业务规范化为特定的流程，就可以在系统平台部署，同时，对已有流程的变更也可以通过零代码开发迅速配置，能快速响应用户需求。第三，系统采用国家数字校园信息标准，能顺利与其他系统集成，目前已经接入了信访网站、短信平台、邮件平台，未来还要接入统一身份认证平台及面向全校师生的服务审批平台。第四，移动版同步上线，打破时间和空间的局限，使用户可以随时随地查阅文件，迅速提交办理意见，碎片化时间得以利用，提高了工作效率。总的来说，新版OA系统能适应浙大新阶段的发展需求，满足学校多层次、多业态、多管控模式的管理诉求，提升了学校的管理水平和信息化程度，为浙大完全实现“电子校务”、建设“双一流”奠定了坚实的基础。（责编：王左利）
（作者单位为浙江大学信息技术中心）