第89章

这就是事半功倍的原则。但是过程的简化通常不是

件简单的事。

        世界已经从有线发展到无线，从有轨到无轨，从有形到无形，愈来愈多的事可以用愈来

愈简单的方式完成。

        ——富勒（R.Bucdminster  Fuller）

        在复印机发明之前，复制必须用底片和化学药水，，其过程相当繁复。复印机的发明省

却了底片和其他多余的步骤，既省时又省力。这是另外一个事半功倍的例子。

        最好的方法总是最简单的，只是你要先学到它。

        ——吉尔布雷斯（Frank  Bunker  Gilbreth）

        传统的电灯开关利用坚硬金属的接触造成电流通路，这种方式造成金属磨损快，故障率

高。水银开关的发明，则利用水银取代金属间的磨擦，使得开关的使用年限几乎可以无限延

展。

        以智慧和想象力来改变自然是再自然不过的事。

        ——布罗菲（Brigid  Brophy）

        取代螺旋桨的现代喷气式引擎让飞机载得更多，飞得更快；沙宾口服疫苗让接种疫由的

人免受挨针之苦；快干衣料省却了烫衣服的麻烦；方便的丝袜则淘汰了吊袜带。

        创意只是正规行事的锦上添花……当做事的人在乎把事情做得好、做得对，创造力自然

产生。

        ——厄普代克（Jonh  Updike）

        上述列举的每一项科学成就都是事半功倍的例子。用比较理论的角度来看，每一个例子

都展现小系统一高产量的相对关系。

        我们必须肯定科技简化的力量与价值，它和我们误以为是“精致的复杂”迫然不同。我

们总是忘记巴黎最好的服装设计师和牛顿谨记在心的事：单纯乃是终树的精致。

        ——琼斯（Thomas  V.Jones）

整体现

        虽然引进新科技有助于极复杂或者；日系统的简化；但是，事与愿违的事情也偶有发

生。换言之，在某些情形下，新科技不但无助于简化现行系统，对整体效率的提高也没有任

何帮助。因此，要决定一个新的事物究竟对整体流程的简化有无助益时，必须先检视整个系

统。除非我们了解系统的整个流程、目标、组成部门及其彼此间的互动关系；否则，我们只

会得到与预期完全相反的结果：大系统——低产量。

        对设计者而言，复杂的成品常是缺乏知识或深思熟虑的结果，也是量不费吹灰之力的

事。最简单的方法通常不是第一个想到的方法。

        雷蒙（Afthur  E.Raymond）

        在帆船时代，货物必须由马车拉到码头后，再由人力搬上船。船到岸之后，码头工人把

货物卸下，装到马车上后运送。这样装装卸卸持续了好几百年。

        “美好昨日”永远是个谜。从来没有人认为自己身处的时代比得上从前。因为每个时代

都有危机，必须亲身面对总是让人难以忍受。

        ——阿特金森（Brcoks  Atkinson）

        随着火车、卡车和蒸汽动力船的问世，货运在技术层面上已变得愈来愈复杂。早期的货

物必须用人力搬上卡车，等到达了目的地，再由工人卸货，搬进仓库存放。然后，再移出仓

库，重新装上货车，运到码头。货物到了码头后，必须暂存在仓储，待航行准备就绪。接下

来，码头工人用手推车或起重机将货移上船，再由工人包装。到了目的地，整个卸货过程又

再重复一遍。整个运送的过程中，每一样物品必须经过许多人做多次的处理。

        我很少碰到对工作热心痴狂的人。幸运的是，他佃刚好都是我的工作伙伴。

        ——戈尔德（Bili  Gold)

        标准集装箱发明之后，货物只需经过一次的打包，整个柜子直接由卡车或火车送到码头

装船，运达目的地之后，也只需经过一次拆装的手续，整个过程即大功告成。不仅如此，集

装箱的发明更为货物在运送过程中提供了更多的安全保护，减少了货物遭破损、偷窃和受风

吹雨打的伤害。因此，人力1时间和货物的损失较以往减少许多。

        重要的事情乃是不要停止发问。

        ——爱因斯坦（Albert  Einstin）

        集装箱不过是个柜子或没有轮子的车体。其发明似乎不甚起眼，却引发了货运系统观念

的改革。集装箱的使用省却了以往货运流程中昂贵的卡车、仓库和码头仓储的开销。同时，

它还提高了商船的载货量，更进一步促成集装箱船的问世。一个简单的改变，不但取代了四

个主要的步骤，更省去了许多其他次要的细节；更重要的是，它便宜、快速、简易而且更好。

行政简化

        上述各种产品与作业流程简化的概念，同样可以应用到政府与公司的改进上。整体来

看，行政简化的目的即是要以事半功倍的效率，创造出“小系统——高产量”的结果。其方

法不外是减少规定。简化流程步骤，避免延迟和错误的发生；更积极的态度则是开源节流，

把事情做得又快又好。

        小心工程师——他们从发明缝纫机开始，现在已进展到原子弹了。

        ——帕尼奥尔（Marcei  Pagnol)

        了解简化的概念必须把金字塔看成是一种系统。科技简化的过程中，实际的组成构造、

作业步骤和成品都是看得见的；管理则泅然不同，远较科技简化来得奇特、难以捉摸。

        机器简化后不再有多余无用的零件。大多数轮胎已没有内胎，飞机也不再用螺旋桨作推

进器；然而，要决定某项行政程序、法律或规定对于公司或政府是否有其存在的必要时，则

是件困难的工作。

        没有单纯、美好和真理，不成其伟大。

        ——托尔斯泰（Leo  Tolstoi）

        改进工具和工作流程的目的之一在于提高生产量。如果用同样的标准来评鉴行政或管理

的成果只会适得其反，促成彼德金字塔的加速成长。既然，整体的效率极可能与增加的工作

产出、统计数字、公文报告和案件数毫不相干，那么，无人问津或天书般的结果报告只是浪

费时间；收集多余和不必要的资料将有损利润和效率；大量发表未经处理的统计数字则徒增

误解和疑惑。

        简化生活的科技造成了社会的复杂。当我们变得愈来愈有效率的同时、我们的专业性和

依赖心亦随之增长。

        ——格里菲斯（Thomas  Griffith）

        管理的主要问题在于领导人的能力往往是个抽象而模糊的概念。高级管理人的主要工作

是思考、决定和管理。所以，他要接触的大多是像概念、假设或价值观等抽象性的事物。

        极致的单纯是从极度的复杂中锻炼而生。

        ——邱吉尔（Winqston  Churchill）

        政府官员、决策者和经理人似乎总是忙于各项事务，而忽略了最重要的工作——静心思

考如何达到行政上的最大效益。大多数人整日埋头在堆积如山的公文中、不停地参加会议、

f了电话或等待迟交的报告。只有绝少部分的政府官员和经理人肯认真花时间在创新和深度

的思考上。

        内心活得认真沉稳者，其对外物的追求总是单纯少欲。

        ——海明威（Ernest  Herningway  ）

        今日弥补管理断层的是一堆堆诡异的电子、电脑办公机器、微电脑、终端机上的资料与

文字处理机。这些机器与主机系统的记忆中心直接连线，可以只凭电话语盲指令，接收、传

递和产生讯息。这些电子奇迹的效率大，功能保证也确实高；然而，其所造成的彼德金字塔

后遗症也相形更加严重。有电脑、文字处理机、影印机和电子邮递系统的办公室，其生产无

用报告、统计数字和文件的潜力也相对提高。对简化行政系统毫无兴趣的政府官僚或公司，

电脑在他们的手中很快就被养成以资料为生的大怪兽。整个资料系统成为电脑怪兽的主食，

而你就是资料的来源所在。

        不相信人脑将被取代的行业将是未来最热门的行业、但也有冒着身先士卒的风险，成为

首批被取代的先驱者。

        ——拉莫（Simon  Ramo）

开始的一小步

        现代科技大大改善了金字塔的行政系统，对我们的生活产生重大影响。某些社区图书馆

目录储存在微缩胶片或缩影单片上，而淘汰了；日日的目录卡。在某些图书馆，你甚至可以

用缩影单片找到所需书目的所在处，并可直接预借。借书所花的时间缩短了，服务的内容却

扩大了。

        琐碎的细节分食了生活……一切应从简才是。

        ——梭罗（Henry  David  Thoreau）

        电脑也让行车纪录良好的驾驶员可以靠通讯方式换照，－因而省了许多人到监理处大排

长龙的麻烦。这又是另一个少花时间、服务提升的例子。

        也由于电脑，某些州的选民得以靠通讯方式注册或更改其地址，而不用到超级市场去找

户籍登记员。